Правила заполнения журнала учета больничных листов

Содержание

Журнал учета больничных листов — образец и правила ведения

Правила заполнения журнала учета больничных листов

Для того, чтобы сотруднику получить денежную компенсацию на месте работы, он должен предоставить лист нетрудоспособности, т.е. больничный лист. Работодатель обязан оплачивать те дни, когда его сотрудник является нетрудоспособным.

При отсутствии больничного листа работник не имеет права получать оплачиваемые отпуска или больничные. После предоставления сотрудником данных документов начальство несет большую ответственность за их сохранность. Вести учет больничных листов поможет специальный журнал.

Дорогие читатели! Каждый случай индивидуален, поэтому уточняйте информацию у наших юристов. Звонки бесплатны.

Что это такое?

Хранение тех или иных ценных бумаг невозможно без систематизации и контроля.

Журнал учета больничных листов не является обязательным компонентом в бухгалтерии предприятия, но может помочь при многих ситуациях.

Чтобы отслеживать количество оплачиваемых начальством дней нетрудоспособности, т.е. больничного, вести учёт всех листов, заблаговременно предоставить их при необходимости сотрудникам из Фонда социального страхования, контролировать сроки предоставления этих бумаг работником, необходима определённая документация.

На сегодняшний день журнал учета больничных листов часто применяется на различных предприятиях.

Инструкция заполнения

Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.

Существует стандартная установленная схема заполнения данного документа по каждому больничному листу.

  1. Укажите на титульном листе полное название предприятия или организации, которая принимает и оплачивает больничные листы.
  2. Подпишите название документа («Журнал учета больничных листов»).
  3. Обозначьте период, в течение которого осуществлялось ведение и заполнение данного документа.
  4. Укажите регистрационный номер лица, производящего страховые взносы.

Заполните таблицу, содержащую следующие данные:

  • порядковый номер листа;
  • данные сотрудника (фамилия, имя и отчество);
  • серия документа;
  • причина, по которой оформлен документ (болезнь, травма, беременность и т.д.);
  • период заболевания;
  • продолжительность заболевания;
  • число дней, в течение которых сотрудник являлся нетрудоспособным;
  • сумма выплат.

В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.

Правила заполнения

Существуют некоторые правила заполнения и ведения журнала учёта больничных листов, без соблюдения которых данный документ теряет свою юридическую силу.

  • Во-первых, журнал может быть представлен как в печатном, так и в электронном виде. Работодатель может сам установить форму ведения данного документа.
  • Все журналы учета должны быть прошиты, а страницы в них — пронумерованы. На последней странице работодатель обязан поставить свои инициалы и подпись, указать количество прошитых и пронумерованных страниц в документе. При наличии печати предприятия она может скрепить подпись руководителя.
  • Ведение журнала учета больничных листов должно осуществляться только черной гелиевой или перьевой ручкой. Заполнение документа другими чернилами может привести к тому, что Фонд социального страхования откажет работодателю в получении вычета по болезни.
  • Журнал учёта больничных листов должен вестись аккуратно. Все данные перед занесением должны быть перепроверены. Информация должна быть точной и актуальной, заносить её необходимо разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
  • Наличие несовпадений и нарушение основных правил заполнения журнала учета больничных листов могут привести к отправке данного документа на доработку. Это означает лишь потерю времени работодателя.
  • Для правильного заполнения и ведения журнала учета больничных листов стоит руководствоваться образом, прикреплённым выше.

Кто заполняет журнал?

Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.

Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.

Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).

Срок и место хранения

Как и любые типовые документы, по законодательству все журналы учета должны храниться на предприятии 5 лет.

Документы, подтверждающие выплату страховых взносов по болезни или беременности, обязаны быть под ответственностью работодателя в течение 6 лет. То есть журнал учета больничных листов хранится всё это время на предприятии, чаще всего, в отделе кадров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/oplata/bolnichnyje/zhurnal-ucheta-bolnichnyx-listov.html

Как правильно вести журнал учета больничных листов?

Правила заполнения журнала учета больничных листов

На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой регистрационной книге ответственные за ее заполнение сотрудники делают записи о предоставленных больничных листах штатными работниками. Это очень удобно всегда можно быстро найти нужную информацию, если это будет необходимо.

Нужно ли вести журнал учета больничных листов в организации?

В РФ сегодня нет нормативных актов, которые обязывали бы учреждения вести подобные регистрационные формы. Заводить такой документ на своей фирме или нет, работодатель решает самостоятельно.

Основная задача регистрационного журнала — это учет сданных работниками больничных листов и быстрый их поиск по записям, если в том возникнет необходимость.

К примеру, Фонд социального страхования может попросить предоставить соответствующую книгу, а также можно быстро произвести подсчет общего количества дней, проведенных конкретным сотрудником на больничном, ведь статьями Трудового Кодекса установлено определенное количество дней в год, которые подлежат оплате.

Журнал учета больничных листов как вести?

Если было принято решение вести журнал учета листков нетрудоспособности, необходимо познакомиться с его структурой. Страничка данной учетной формы это своеобразная таблица, в столбцы которой вносится важная информация о периоде нетрудоспособности.

В частности в документе периодов нетрудоспособности содержатся такие сведения:

  • Номер листка нетрудоспособности;
  • Наименование медицинской организации, которая выдала данный документ;
  • Период временной нетрудоспособности (когда выдан и когда закрыт, интервал дат);
  • Дата передачи листка нетрудоспособности работодателю.

Рекомендация по заполнению: во избежание недоразумений при регистрации документа нетрудоспособности, предоставленного работником, следует подтвердить факт приема подписями ответственного лица и, предоставившего медицинский документ, работника.

Также книга регистрации больничных листов обязательно должна содержать реквизиты компании, на которой она ведется — юридический адрес, код, полное наименование и фамилии ответственных за его ведение лиц.

В интернете довольно много макетов структуры данного документа и есть возможность бесплатно скачать любой понравившейся шаблон бланка. Допускается добавление новых строк и столбцов, которые необходимы на конкретном предприятии в связи со спецификой его работы.

Никаких строгих рамок и ограничений законом не установлено.

Форма журнала учета больничных листов в организации

Книга учета листов нетрудоспособности в учреждении может вестись как в бумажном, так и в электронном формате. Это зависит от формы ведения бухгалтерской документации (бумажная или с использованием компьютерных программ) и личных предпочтений управляющего персонала. То есть, работодатель вправе решать, каким образом будет происходить ведение такого журнала.

Журнал учета больничных листов — образец заполнения

Для удобства заполнения и формированию понимания какие данные в какие графы необходимо разносить, рекомендуется ознакомиться с образцом заполненного журнала. Как уже было отмечено, данный документ может составляться в произвольной форме. Однако приведенный пример наглядно демонстрирует как необходимо вести учетную книгу листов нетрудоспособности.

Скачать образец заполнения 

Срок хранения журнала учета больничных листов

Не смотря на то, что ведение книги регистрации не является обязательным, существуют строгие правила ее хранения, если решение вести ее все же было принято.

Как и большинство бухгалтерских документов, журнал регистрации должен храниться в архиве компании не менее пяти лет с момента его окончания.

То есть, если на предприятии будет проводиться проверка, аудиторы будут внимательны к соблюдению сроков хранения и этого документа. В случае выявления нарушений могут быть применены штрафы.

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

Так как ведение книги учета сегодня не является обязательным, и решение вести ее принимается, если руководство находит это удобным, ответственность за неведение отсутствует.

Однако, если ведение документа актуально, и руководитель принял решение о необходимости ведения, стоит назначить соответствующим приказом лиц, которые будут ответственными за правильное заполнение.

Также стоит помнить и о сроке хранения он составляет 5 лет.

Вести такие записи или нет каждый решает самостоятельно, однако плюсы наличия такой книги очевидны. Но в тоже время следует не забывать, что в ведении данной книги есть свои правила.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-pravilno-vesti-zhurnal-ucheta-bolnichnyx-listov/

Журнал учета больничных листов: образец, правила ведения

Правила заполнения журнала учета больничных листов

Больничный лист – официальное подтверждение того, что мы имеем право на то, чтобы остаться дома, при этом без последствий для нас. Конечно, работодатель может быть недоволен тем, что срок больничного листа немал, однако, по закону он не имеет права препятствовать работникам остаться дома.

Больше того, после передачи больничного листа в организацию, компания обязана данный документ хранить. Правильная организация хранения этого документа, а также иных бумаг, касающихся работника, подразумевает заведение журнала учета больничных листов.

Образец ведения этого журнала мы предоставим сегодня в нашей статье и объясним тонкости обращения с ним.

Журнал учета больничных листов: образец

Какие цели преследует ведение журнала

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

  1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
  2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
  3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
  4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет. Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание.

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Форма и бланк заполнения журнала учета больничных листов: образец

Заполнение журнала регистрации листов нетрудоспособности, приносимых работниками, которые недавно находились на больничном, каждый работодатель может вести в свободной форме, так как по закону никакого определенного бланка или никакой конкретной системы для этих целей не установлено.

Получается, сотрудники отдела кадров могут разработать собственный, удобный именно для них вид журнала. Мы предлагаем вам воспользоваться образцом стандартного типа, используемым многими организациями, который вы впоследствии сможете использовать или дополнять так, как вы хотите.

Давайте рассмотрим составление сторон такого журнала в нижеследующей инструкции.

Шаг № 1 – подготавливаем титульную страницу журнала

Итак, в первую очередь нам нужно будет оформить титульную страницу нашего журнала, которая будет располагаться в самом начале данного «сборника» сведений. Именно по этой странице люди, которые никогда ранее не видели искомый журнал в глаза, смогут понять, что именно они держат в руках.

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Итак, оформляя титульную страницу, вы должны использовать сведения, касающиеся следующих важных аспектов, указанных в таблице ниже.

Таблица 1. Какие сведения нужно указать на титульной странице журнала по учету больничных листов

СведенияОписание
Данные, идентифицирующие организациюТак, в первую очередь нужно сказать, что журнал не может вестись просто, как какой-то документ, обособленный от организации. Следовательно, на титульной странице нужно указать не только то, что же это за журнал-то такой, но и также идентифицирующие организацию сведения:

  • полное наименование организации, занимающейся учетом;
  • указание формы собственности организации;
  • указание организационно-правовой формы организации;
  • индивидуальный номер налогоплательщика;
  • код причины постановки на учет;
  • адрес местонахождения компании.
  • Обозначение документаКонечно, после того, как мы обозначили, к какой организации принадлежит искомый журнал, можно обратиться и к обозначению самого документа, а именно, указать его название. В нашем случае оно звучит официально как «журнал учета листков нетрудоспособности».
    Период ведения документаЧтобы было удобно осуществлять поиск сведений о конкретных бланках, необходимо вначале журнала также указать:

  • дату начала ведения журнала;
  • дату окончания ведения журнала. Конечно, вы не можете предугадать, когда кончится место в журнале, особенно заполняемом от руки, потому, ради удобства впишите вначале только ту дату, в которую журнал начал вестись, и уже потом, после того, как он будет закончен, укажите день, когда вы перешли к заполнению последующего журнала.
  • Больничный может быть выдан на разный срок

    Как видите, заполнение титульной страницы – процедура простая и понятная. При желании вы можете добавить в эту часть журнала еще какие-либо сведения, однако перегружать ее не нужно, ведь титульная страница нужна только для обозначения основной информации.

    Шаг № 2 – заполняем левую часть страницы в виде таблицы

    Итак, мы переходим к заполнению основного разворота журнала, состоящего из двух частей:

    • левой стороны;
    • правой стороны.

    Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

    Все сведения и с той и с той стороны будут оформляться в виде таблицы. Пример вы можете видеть выше в данном шаге.

    Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

    Таблица 2. Сведения, вносимые в левую часть основного разворота журнала для регистрации листков нетрудоспособности сотрудников какой-либо организации

    СведенияОписание
    Сведения о лице, предоставившем компании-работодателю листок нетрудоспособностиИтак, в первой графе будут идти данные о работнике, листок нетрудоспособности которого вы регистрируете. Вот, какие сведения нужно будет слюда внести:

  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • должность данного гражданина.
  • Табельный номерСразу же следом за первым столбцом, в который мы внесли основные данные о гражданине, должен идти второй, внутри которого мы будем записывать табельный номер.
    Общий столбец с информацией о листке нетрудоспособностиИтак, в следующий общий столбец, поделенный на три более маленьких столбца, необходимо записать сведения, касающиеся непосредственно самого листка временной нетрудоспособности. Речь идет о внесении таких сведений, как

  • серия и номер листка;
  • дата выдачи искомого документа сотруднику в больнице;
  • дата передачи данного листка работодателю на учет и хранение в отдел кадров.
  • Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

    Шаг № 3 – вносим сведения в правую сторону основного разворота журнала

    Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.

    Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

    Таблица 3. Какие данные нужно внести в журнал на его правом развороте

    СведенияОписание
    Данные об учреждении, выдавшем листокУчреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, будет отмечено в искомом документе. Поэтому, вы просто сможете переписать из него все данные непосредственно в журнал. При условии, что у медицинской организации в названии имеются какие-либо сокращения, можно писать сокращенно, главное, чтобы было понятно, в каком учреждении гражданин получил справку о том, что может некоторое время не работать.
    Вид нетрудоспособностиВо втором столбике нужно указать, по какой причине гражданину был выдан листок нетрудоспособности. Смотреть диагноз также нужно будет непосредственно в предоставленном сотрудником документе. Так, например, там вы можете указать, что сотрудник отсутствовал ввиду:

  • перелома ноги;
  • ОРВИ;
  • прочих недугов различного характера.
  • Период нетрудоспособностиДанный столбец также нужно поделить на две секции, в которых будет обозначаться:

  • с какой даты гражданин находился на больничном;
  • по какую дату гражданин находился дома ввиду того, что нуждался в лечении.
  • Общее количество дней нетрудоспособностиОбщее количество дней нетрудоспособности высчитывается легко при определении даты начала больничного и его окончания. Общее количество этих дней, собственно, и нужно указать в искомом столбике, без всяких дополнений, просто цифрой.
    ПримечаниеЭтот столбец нужно сделать в журнале, как говорят, на всякий случай, так как он может вам понадобиться для внесения каких-либо особых сведений или дополнений к другим столбцам.

    Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

    Обратите внимание: вы имеете право на то, чтобы самостоятельно определять, что же будет включено в графы оформляемого вами журнала. Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

    Особенности ведения и хранения журнала учета больничных листов

    Согласно букве закона, при условии, что работодатель принимает решение о ведении таких журналов (а как вы помните, оно добровольное), он берет на себя соответствующую ответственность, которая будет касаться непосредственно длительности хранения данного сборника сведений. Так, по закону обязательной срок хранения таких журналов регистрации больничных листов будет составлять 5 лет.

    Журнал рекомендуется держать в месте, защищенном от влажности и посторонних глаз, а страницы внутри него нумеровать, дабы исключить путаницу и возможность незаметного удаления одной из страниц.

    После того, как данный сборник сведений будет окончательно подготовлен, необходимо будет его прошить, и на прошивке установить листочек с:

    • штампом;
    • указанием количества листов, содержащихся в журнале.

    Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

    Искомые действия можно отнести к общему порядку хранения и учета документации кадрового типа. При условии, что руководитель отдела кадров или руководитель организации, принявший решение о ведении данного журнала, сочтет нужным установить иной порядок хранения и учета данной документации, он имеет право на его воплощение в жизнь.

    Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

    Подведем итоги

    Журнал учета больничных листов – важный сборник сведений, содержащий данные о том, какой сотрудник, по какой причине находился на больничном, сколько он отсутствовал на рабочем месте и прочие дополнительные нюансы.

    Иметь в распоряжении такой журнал порой оказывается очень полезно, так как его наличие значительно упрощает проведение множества процедур учетного и иного типа, проходящих в отделе кадров.

    При условии, что вы являетесь сотрудником упомянутого подразделения, и начальство дало вам задание разработать журнал, можете воспользоваться представленными нами выше шаблонами, поверьте, они будут вам удобны.

    Читайте полезную информацию, о правилах выдачи больничного листа, а также порядок оформления и сроки выдачи, в нашей новой статье.

    – Учет больничных

    Источник: https://posobie-expert.com/zhurnal-ucheta-bolnichnyh-listov-obrazets/

    Журнал учета листов нетрудоспособности: образец

    Правила заполнения журнала учета больничных листов

    Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, который предоставляется только трудоустроенным гражданам.

    Бумага является доказательством законных оснований отсутствия лица на рабочем месте и защищает служащего от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы.

    Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из бюджета предприятия, а также от службы социального страхования.

    Порядок ведения журнала регистрации бланков

    Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:

    • ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
    • документы подлежат государственному контролю;
    • изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
    • заполненные больничные листки выдаются только под подпись  лишь самому владельцу;
    • предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
    • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.

    На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:

    1. работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
    2. бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
    3. с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
    4. в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

    После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами.

    Максимальный срок хранения не обозначен в законе.

    Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.

    Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем.

    Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках.

    Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.

    Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.

    Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:

    • обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
    • все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
    • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.

    Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.

    Порядок ведения журнала

    Таблица № 1 «Правовое регулирование»

    Наименование документаОсновные регулируемые вопросы
    ТК РоссииПредусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин.
    Письмо Министерства Здравоохранения и Социального развития от 11.01.2007 года № 79Список оснований, позволяющих получение листов нетрудоспособности официально трудоустроенными гражданами.

    Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/zhurnal-ucheta-listov-netrudosposobnosti

    Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

    Правила заполнения журнала учета больничных листов

    После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

    Учёт больничных листов в организации

    Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

    Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

    В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

    Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

    Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

    Что нужно знать о выдаче больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/chto-neobhodimo-znat-o-vyidache-bolnichnogo-lista.html

    Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

    Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

    Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

    Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

    Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

    Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

    И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

    Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

    Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

    В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

    Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

    Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

    Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

    Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

    Основные требования, предъявляемые к заполнению больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/osnovnyie-trebovaniya-predyavlyaemyie-k-zapolneniyu-bolnichnogo-lista.html

    При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

    На титульном листе или первой странице журнала:

    • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
    • даты начала и окончания ведения журнала,
    • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

    Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

    1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
    2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
    3. Фамилия, инициалы работника,
    4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
    5. Номер больничного листа,
    6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
    7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
    8. Количество дней нетрудоспособности.

    В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

    Образец журнала учета больничных листов

    Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

    Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

    На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

    В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

    Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

    Журнал учета больничных листов — бланк

    Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:

    1. На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа).
    2. Табличная часть документа включает обязательное указание данные о работнике, включая ФИО, занимаемую должность и табельный номер.
    3. Далее идут столбцы о листе нетрудоспособности, указывается номер и дата выдачи документа, наименование организации, выписавшей листок, дата предоставления работодателю.
    4. Последние графы предназначаются для расширенной информации о периоде нетрудоспособности. Здесь указывается конкретная причина, послужившая основанием для выдачи больничного листа, продолжительность и период действия документа. Также в отдельную графу могут быть внесены примечания и комментарии.

    Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала. Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно. В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 года).

    Требования к оформлению журнала

    Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

    1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
    2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
    3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
    4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
    5. Данные вносятся разборчивым почерком.
    6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

    Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

    Где найти номер больничного листа

    После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

    Как правильно вписывать коды заболеваний в больничном листе: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-pravilno-vpisyivat-kodyi-zabolevaniy-v-bolnichnom-liste.html

    Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

    На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

    Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

    Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

    Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

    Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

    Хранение больничных листов в организации и у ИП

    По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

    Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

    Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

    Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.

    Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

    Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

    Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/obrazets-i-poryadok-zapolneniya-zhurnala-registratsii-bolnichnyih-listov.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.