Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Содержание

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности учета

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Кадровый учёт в рамках организации предполагает большое количество документов, систематизировать которые просто необходимо для обеспечения слаженной работы подразделения и сохранности информации.

Журнал регистрации трудовых договоров относится к рекомендуемой учётной документации.

Его ведение окажет работодателю неоценимую услугу при проверках трудовой инспекцией и головными предприятиями, а также послужит ярким доказательством законности оформления трудовых отношений в случае судебного разбирательства.

Журнал учёта трудовых договоров был рекомендован «Перечнем типовых управленческих документов» (Росархив 2000/06/10 редакция 2003 п.358).

Срок хранения журнала обозначался в 75 лет.

Фиксация договоров в регистрационной книге (Приказ Главного Архивного Управления №33 «Государственная система ДОУ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) усиливает юридически трудовые соглашения/контракты (проставляется дата и номер регистрации).

По этой причине журнал может служить аргументом в трудовых спорах между работником и руководителем.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Ведение журнала регистрации – дело добровольное. Учётная книга не определена как обязательный документ Приказом Минкультуры №558 2010/25/08 редакция 2016/16/02, который указывает на необходимость сохранения трудовых договоров (п.657), не акцентируя внимания на способе их учёта и сбережения.

Журнал регистрации трудовых договоров чрезвычайно удобен и полезен для самого работодателя:

  • внесение записей в хронологической последовательности, что облегчает поиски нужной информации (например, при выдаче справки увольняющемуся сотруднику);
  • при регистрации договор приобретает юридическую силу (регистрационный номер и дата);
  • указание папки (номера дела), где хранится зарегистрированный договор;
  • дублирование информации, что усиливает гарантию её сохранности.

Журнал регистрации может служить аргументом в суде в случае обвинения в нарушении законодательства (например, ТК ст.67 об обязательности заключения договора в 3-дневный срок) и доказательством законопослушности нанимателя.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации может быть традиционным и электронным. Бумажный вид более популярен и надёжен (невозможно изменить информацию). Перед началом использования он должен быть прошит и пронумерован постранично. журнала не определено ни одним нормативным документом.

Рекомендованы следующие графы:

  • порядковый номер записи/сотрудника;
  • номер договора, дата подписания;
  • фио;
  • отделение и должность;
  • номер приказа о приёме на работу и дата;
  • номер приказа о расторжении договора и дата;
  • основание расторжения;
  • тип договора (бессрочный, срочный с конкретизацией);
  • тип занятости (основная работа или совместительство);
  • выдача 2го экземпляра на руки (две подграфы: дата и подпись работника);
  • дополнительные соглашения (номер документа, число и номер приказа);
  • примечания.

Графы и их расположение могут меняться. Целесообразно включить графу «Номер дела для подшивания документа» либо использовать с этой целью графу «Примечания».

Во избежание путаницы с нумерацией следует помнить что «номер п/п» означает только номер записи.

Номер договора и номера допсоглашений вписывают в отдельные графы, которые можно поместить рядом, что облегчит поиск нужной информации и снизит нагрузку на глаза.

Либо в примечаниях (рядом с графой допсоглашений) вписывать фразу «к договору №ХХ». Иногда ведение различных журналов по договорам и по допам становится оптимальным решением.

Как вариант, нумерацию регистрируемых договоров можно каждый год начинать заново, что сократит количество цифр в первой графе и поможет избежать ошибок и путаницы.

Наличие регистрационного журнала в электронном виде упрощает его ведение, но повышает риск внесения исправлений и сомнительных фактов.

Следует заранее позаботиться о блокировании функции корректирования информации, что исключит стороннее вмешательство и подтасовку сведений.

Как заполнить?

Журнал регистрации ТД должен быть в плотной обложке, к чему обязывает частота его использования и срок хранения (75 лет), прошит, опломбирован и пронумерован.

Титул содержит наименование организации и ФИО руководителя, даты начала и окончания.

Далее идёт поименование лиц, допущенных к ведению журнала, с информацией о них.

Каждый разворот страниц имеет идентичное графление для внесения записей.

На последней странице фиксируется информация о закрытии, прошивке, опечатывании и сдаче в архив, здесь же указывают и номер приказа (номер распоряжения, решение суда и пр.), на основании которого произошло закрытие.

В обязательном порядке отмечают количество заполненных страниц с номерами трудовых договоров (с №XX по №YY) и номерами дополнительных соглашений (с №xx по №yy). Запись подтверждает подпись исполнителя с полной расшифровкой и датой.

Исправления, зачёркивания и обработка текста корректором исключаются, так как подобные действия в суде могут быть расценены как подтасовка фактов и предоставление недостоверной информации.

По этой причине исправления (изменения) в журнале регистрации трудовых договоров вносятся в соответствии с правилами, применимыми к трудовым книжкам (ПП №225 2003/16/04; Постановление МТСР №69 2003/10/10).

В «Примечаниях» отмечают, что запись такая-то внесена по ошибке и аннулируется. За ней следует новая запись с новым регистрационным номером.

При обнаружении в журнале серьёзных ошибок он подлежит немедленному закрытию и архивированию. Вместо него внутренним приказом по организации открывают новый журнал.

Ошибочное и досрочное закрытие журнала

Серьёзная ошибка при заполнении журнала (например, перепутаны графы) является основанием для его безотлагательного закрытия.

Порядок действий в этом случае следующий:

  1. На последней странице делается запись о досрочном закрытии журнала в связи с его ошибочным ведением, при этом необходимо детализировать причину: к примеру, номер такой-то вписан в графу такую-то.
  2. Доложить начальству о случившемся казусе и получить нагоняй.
  3. Завести новый журнал на основании внутреннего распоряжения/приказа.

Регистрационный журнал не относится к обязательным учётным документам, поэтому подобная неприятность не является серьёзным нарушением.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Отсутствие журнала учета трудовых договоров не является нарушением закона.

Но его наличие и скрупулёзное заполнение избавит предприятие и его руководство от многих неприятностей.

Следует помнить, что в случае трудового спора суд априори встаёт на сторону сотрудника, если наниматель не может предоставить регистрационный журнал в качестве доказательства своей правоты и порядочности.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://lawyer-guide.ru/trudovoe-pravo/prava-rabotodatelej/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov.html

Что собой представляет книга регистрации трудовых договоров, насколько она необходима

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Книга регистрации трудовых договоров – зачем вести и кто должен ней заниматься

Все документы, подписываемые организацией с третьими лицами, требуют строгой регистрации и учета. Для всех договоров по трудоустройству существует отдельная книга регистрации трудовых договоров и прочих аналогичных соглашений.

Что собой представляет книга регистрации

Это учетный журнал, где фиксируют всю информацию о подписанных договорах по найму на работу между кадрами и компанией. Сюда вносят все поправки, фиксируемые в соглашении по трудоустройству, а также дополнительную информацию по конкретному сотруднику.

Ведение такой книги не просто обязанность, а реальное подспорье для кадровиков, имеющих все данные о сотрудниках в легком доступе.

Зачем нужна книга

У учетного журнала есть бесспорные достоинства:

  • проще сохранить и ориентироваться в ней, чем зависеть от многочисленных оригиналов
  • помогает в конфликтных ситуациях между сотрудником и работодателем
  • при наличии журнала менеджер по кадрам легко выдаст любую справку сотруднику

Это делает ведение книги регистрации не просто рутинным поручением, а возможностью оптимизировать работу кадровых служб на предприятии любого размера.

Электронный учет договоров на видео:

Обязательно ли вести

Непосредственно в ТК РФ нет указаний на необходимость формировать журнал учета трудовых соглашений. Но при проверках инспекторы всегда интересуются, есть ли таковой, и если нет — у работников кадровых служб, а также директора могут возникнуть проблемы.

Законодательная база

Также о ведении книги четко говорится в Перечислении стандартных управленческих документов. В частности упоминается в ст. 695, что сохранять опломбированную книгу по учету трудовых соглашений необходимо по всем правилам в архиве не менее 75 лет.

Кто вносит записи в книгу

По законодательству журнал документов по трудоустройству должен вести менеджер по персоналу, кадровый работник.

Ответственное лицо уточняет руководитель, когда подписывает приказ о необходимости ведения журнала. На каждый новый экземпляр обязателен такой приказ.

Правила составления

Никаких принципиальных требований нет. Но основные правила для журнала все же имеются:

  • обложка предпочтительно произведена из жесткого материала или полужесткая
  • обязательно оформить титульный лист, на котором стоят две даты: начало ведения документа и дата последней записи в данной книге, полное название компании-работодателя
  • первый лист остается пустым или на нем пишется образец заполнения
  • все страницы нумеруются
  • записи ведутся в табличном виде
  • на последней странице указывается день, месяц и год, когда произведена последняя запись и журнал сдан в архив
  • после этого документ прошивают и сдают на хранение

При составлении журнала на титульнике требуется зафиксировать данные руководителя. Типовые графы во всех журналах данного типа одинаковые, но могут быть дополнительные, в зависимости от кадровой специфики предприятия.

Как оформить книгу

На каждой странице журнала начерчена таблица с определенным количеством столбцов. Есть важная информация, заполняемая в обязательном порядке вне зависимости от специализации и размеров компании-работодателя:

  1. Цифры записи по порядку (не имеют общего с номером трудового договора).
  2. Дата фиксирования записи в книге.
  3. Цифры номера соглашения.
  4. Данные сотрудника, его должность, подразделение, срок действия соглашения.
  5. Основная или дополнительная форма трудоустройства.
  6. Прочие сведения.

Отдельно ведут столбец об изменениях в условии соглашения между компанией и работниками. Она заполняется в том случае, если сотрудника переводят в другое подразделение, изменяют ему условия работы, увольняют досрочно.

Бумажный вариант

В большинстве компаний ведут бумажный вариант журнала регистраций. Даже при наличии электронной версии бумажная применяется в качестве дублирующего варианта.

При этом в классическом бумажном варианте есть графа для подписи сотрудников, что подтверждает выдачу второго экземпляра трудового договора на руки работнику.

Это бывает важно при возникновении конфликта и спорных вопросов между компанией и ее сотрудниками.

Электронный вариант

Для ведения электронной версии используется компьютерная программа MS Excel. Такой вариант ведения считается более удобным. Есть и другие достоинства:

  • легкий контроль над сохранностью документов
  • лучше уровень конфиденциальности, поскольку доступ к документу может иметь строго ограниченный круг лиц
  • быстрый доступ к оформлению справок и поиску нужной информации

Современные кадровые работники предпочитают электронную версию книги регистраций, но многие компании дополнительно ведут и бумажный вариант.

Порядок утверждения

Для утверждения журнала нужен приказ директора, уточняющий следующие нюансы:

  • какой вариант ведения документа — в виде бумажного журнала или на электронном носителе
  • кто конкретно несет ответственность за ведение данной книги
  • форма рассматриваемого документа

Лицо, ответственное за ведение книги, одновременно отвечает за то, чтобы все упомянутые договора и соглашения между компанией и ее работниками были в оригинале и в полной сохранности. Данный работник должен быть ознакомлен с приказом и расписаться в нем.

Внесение изменений

Делать какие-либо исправления, если допущена неточность или ошибка в заполнении, строго запрещено.

В этой ситуации кадровик обязан закрыть ведение журнала. На конечном листе документа указывается причина досрочного закрытия. Сам журнал прошивается, на него устанавливается пломба, и документ отправляют в архив.

Если необходимо внести дополнительные изменения, касаемые определенного работника, для этого должны быть графы. Изменения могут касаться нескольких деталей:

  1. Отстранения от исполняемой должности.
  2. Изменение в условиях выполняемой работы.
  3. Перевод данного сотрудника на другую должность, смена отдела, подразделения, бригады

Для этих изменений может существовать отдельный столбец или даже отдельная страница, где все пертурбации внесены с указанием даты, номера первоначального договора и прочих деталей.

Пример заполнения

Один из стандартных вариантов заполнения выглядит следующим образом (см. таблицу 1).

№/п цифры записиДатаНомерФ.И.ОДолжностьКомпанияСрок действияХарактер занятости
№ 4512.01.201925447Васильев Павел ПетровичГлавный бухгалтерООО «Синий кит» Смоленский филиалБессрочноОсновная
№ 46

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/kniga-registratsii-trudovyh-dogovorov.html

Образец книги регистрации трудовых договоров 2019-2020 года

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.

Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре. Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

Журнал регистрации договоров (иногда его также называют реестр) позволяет составить полный перечень заключенных соглашений как с контрагентами, так и с физическими лицами (в первую очередь сотрудниками, подписавшими трудовые договоры).

Ведение этого документа необязательно, хотя в большинстве случаев это в интересах самой компании. Благодаря реестру можно легко найти любой договор, уточнить информацию о дате его заключения и другие сведения.

Образец и правила оформления журнала описаны в статье.

Образец заполнения журнала регистрации договоров (word)

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили образец и пример заполнения журнала регистрации приказов, ознакомиться с ним вы .

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Источник: https://bogunskaia.ru/drugoe/registraciya-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров: правила заполнения и ведения, образец

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников.

В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам.

Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

  • Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
  • Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
  • Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

  1. Порядковый номер позиции.
  2. Номер соглашения.
  3. Дата оформления документа.
  4. Дата получения контракта сотрудником.
  5. Полное имя и фамилия подчинённого.
  6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
  7. Должность нанятого.
  8. Срок действия контракта.
  9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Вам может быть интересно: Какую ответственность несет работодатель за прием на работу без трудового договора?

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Перейдя по ссылке, можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/zhurnal-ucheta-trudovyh-dogovorov

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение.

Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки.

При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета.

Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам.

Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

  • Вести четкий учет кадров;
  • Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
  • Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

  • Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
  • На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
  • На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

  • Улучшение работы с персоналом;
  • Конфиденциальность информации;
  • Снижение расходов;
  • Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

  • Дата реализации данного процесса;
  • Общее количество заполненных страниц;
  • Численность указанных документов;
  • Личные данные уполномоченного лица;
  • Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
  • Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае.

Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа.

Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-osobennosti-oformleniya/

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.