Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Содержание

Электронная трудовая книжка 2020: плюсы и минусы

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Сведения о трудовой деятельности граждан с 2021 года переходят в цифровой формат. Эта мера позволит избавиться от бумажного варианта трудовой книжки и для назначения пенсии получать сведения в автоматизированном порядке. Любое нововведение имеет свои плюсы и минусы. Разберем их в отношении электронной трудовой книжки в 2020 году.

Плюсы электронной трудовой книжки

Внедрение электронных сервисов значительно облегчает жизнь граждан, которым не приходится терять время в государственных инстанциях, плюсами служат:

  1. При обращении за оформлением пенсии сотрудники Пенсионного фонда смогут воспользоваться данными электронной трудовой книжки. Вся информация, переданная работодателем о работе граждан, будет собираться и накапливаться в базах этого органа. Сейчас уже аккумулируются индивидуальные сведения о стаже и заработке на лицевых счетах каждого гражданина и используются в целях персонифицированного учета.

Очень часто при обращении в ПФР за пенсией возникают проблемы с некачественным ведением бумажных трудовых книжек:

  • не всегда правильно указаны данные об организации;
  • должности, реквизитах приказа об увольнении;
  • имеются незаверенные исправления;
  • не просматривается печать.

Чтобы привести в порядок записи и использовать их в целях установления пенсионных выплат, приходится делать запросы в организации. С введением электронных трудовых книжек такие проблемы постепенно сведутся к минимуму.

  1. Граждане смогут просматривать сведения о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг или на официальном сайте ПФР, а также через приложение на смартфоне. Тем самым каждый сможет контролировать правильность внесенных сведений. В бумажном виде получить такую выписку можно у работодателя по последнему месту работы, по заявлению в любой клиентской службе Пенсионного фонда или МФЦ.
  2. Трудоустройство дистанционно становится проще.
  3. При оформлении на работу в любую организацию человеку нет необходимости предъявлять или вновь оформлять трудовую книжку в форме бумажного бланка. Всю информацию о предыдущих местах работы работник или новый работодатель могут получить по электронным каналам. Но при этом записи заверяются электронной подписью кадровика, внесшего записи в ЭТК.
  4. Электронную трудовую книжку невозможно потерять в отличие от ее бумажной предшественницы.

Для работодателей внедрение электронного формата трудовой книжки тоже имеет свои преимущества:

  1. Исключаются манипуляции с записями о стаже. Работник кадров при приеме на работу сотрудника сможет сравнить информацию, указанную им в резюме.
  2. Работодателю не нужно организовывать работу, связанную с правильным ведением и хранением трудовых книжек в бумажном формате. О неправильных, неточных и недостоверных, нечитаемых записях уже не будет идти речи.
  3. По работникам, выходящим на пенсию, не нужно подготавливать сканированную копию трудовой книжки для передачи в ПФР.

Минусы электронной трудовой книжки

Не исключаются и негативные моменты. Но все они могут иметь временный характер, поскольку все новое внедряется постепенно и на первом этапе может иметь недостатки:

  1. Ошибки при заполнении работодателем форм, отражающих сведения о трудовой деятельности своих сотрудников. Постепенно кадровики научатся работать с СЗВ-ТД и неточностей будет становиться все меньше.
  2. Неприятие онлайн-сервисов, неумение ими пользоваться, отсутствие доступа в Интернет, боязнь виртуальных данных у лиц старшего поколения делают внедрение ЭТК подозрительным. Но технологии развиваются и уже сложно представить жизнь отдельно от Интернета.
  3. Хотя базы Пенсионного фонда надежно защищены от взломов, остается риск утечки информации.
  4. Работодателю, возможно, придется произвести модернизацию своих программных комплексов, чтобы кадровая служба смогла оформлять и передавать формы СЗВ-ТД. А это дополнительные материальные затраты.
  5. Кадровым работникам придется внимательно отнестись к заполнению электронных форм. Это относится и к личным данным работника (СНИЛС, ФИО) и к сведениям о стаже. Ведь любая ошибка может привести к тому, что сведения не попадут человеку на лицевой счет.
  6. Может возникнуть проблема с указанием информации о трудовом стаже с факторами вредности и опасности, дающими право гражданам при определенных обстоятельствах выйти на пенсию раньше общеустановленного возраста.

Источник: https://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/jelektronnaja-trudovaja-knizhka-pljusy-i-minusy/

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Действующая в Российской Федерации система кадрового делопроизводство, основанная на использовании бумажных трудовых книжек, во многом является анахроничной.

В США и странах Евросоюза в данной сфере давно применяется электронный документооборот, однако, в Российской Федерации граждане при трудоустройстве и оформлении пенсии до сих пор обязаны предоставлять означенные бумажные документы.

Дорогие читатели! Каждый случай индивидуален, поэтому уточняйте информацию у наших юристов. Звонки бесплатны.

В Правительстве РФ вопрос о внедрении электронных трудовых книжек поднят довольно давно, однако, точные сроки перехода на новую систему электронного делопроизводства в кадровой сфере до сих пор не названы.

Кроме того, введение электронных трудовых книжек вызывает у экспертов множество вопросов – начиная с целесообразности подобных реформ при нынешних реалиях и заканчивая многочисленными трудностями, сопутствующими как непосредственно процессу реформирования, так и последующему функционированию новой системы – по крайней мере, на начальных этапах.

Электронная трудовая книжка: назначение, особенности и целесообразность внедрения

Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основную информацию о трудовой деятельности гражданина: сведения об образовании, стаже, местах работы и занимаемых при этом должностях. Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве, после чего сопровождает гражданина на протяжении всей трудовой карьеры.

Согласно трудовому законодательству РФ, основные функции данного документа заключаются в отражении:

  • фактического трудового стажа гражданина (посредством указания мест и продолжительности работы на них, а также занимаемых при этом должностей);
  • причин увольнения с каждого (кроме текущего) из указанных мест работы;
  • сведений об образовании и уровне квалификации гражданина, а также сведений о наличии у него трудовых наград и благодарностей либо дисциплинарных и иных взысканий.

Электронная трудовая книжка является полным аналогом традиционной бумажной трудовой книжки. Фактически это цифровой файл, содержащий весь комплекс юридически заверенных сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящийся на сертифицированных и защищенных серверах работодателей, а также различных государственных структур.

Целесообразность внедрения

Отказ от традиционных бумажных трудовых книжек в пользу электронных аналогов обеспечит:

  • возможность ведения кадрового делопроизводства посредством использования унифицированных баз данных;
  • эффективность взаимодействия кадровиков с государственными службами, прежде всего – с муниципальными и региональными отделениями Пенсионного фонда РФ (далее – ПФР);
  • удобство навигации по базам данных для оперативного поиска необходимой информации;
  • защиту данных от повреждений, потерь и несанкционированного доступа.

Внедрение электронных трудовых книжек позволит не только оптимизировать взаимодействие между гражданами, кадровыми службами и государственными органами, но и обеспечит сохранность всех сведений, содержащихся в означенных документах.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки в РФ

Введение электронных трудовых книжек в Российской Федерации планировалось начать в 2017, затем в 2018 году, однако данные планы реализованы не были.

Согласно последним официальным сведениям, внедрение системы электронного документооборота между отделениями Пенсионного Фонда России и работодателями может быть начато с 1 января 2020 года.

В настоящий момент, по словам представителей пресс-службы Министерства труда и социальной защиты РФ, работа в данной сфере ведется по трем основным направлениям:

  1. Внедрение электронных трудовых книжек.
  2. Разработка и тестирование механизмов электронного документооборота в кадровой сфере.
  3. Проработка сопутствующих изменений нормативно-правовой базы.

По словам Л. Ельцовой (заместителя министра труда и соцзащиты РФ), каждая электронная трудовая книжка будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности конкретного гражданина.

Подобные базы данных будут формироваться посредством передачи работодателями требуемой информации в цифровом виде информационной системе ПФР.

По данным Минтруда РФ, внедрение электронной системы учета сведений о трудовой деятельности выгодно как работникам, так и работодателям.

Преимущества и недостатки

Среди основных преимуществ внедрения электронных трудовых книжек экспертами выделяются:

  • упрощение процесса кадрового делопроизводства: возможность автоматического заполнения форм, сокращение числа ошибок (а также простота их исправления) в электронных документах;
  • искоренение случаев фальсификации – ложные сведения будут своевременно находиться и корректироваться;
  • постоянство и непрерывность процесса оптимизации за счет интеграции с другими информационными системами;
  • минимизация рисков полной или частичной потери сведений о трудовой деятельности граждан;
  • отсутствие затрат на закупку, хранение и утилизацию бумажных трудовых книжек;
  • защита увольняющихся сотрудников от недобросовестных работодателей, по тем или иным причинам задерживающих выдачу трудовых книжек.

Среди основных потенциальных недостатков новой системы эксперты выделяют:

  • высокий уровень финансовых затрат, необходимых для разработки, внедрения и поддержки новой системы;
  • необходимость постоянных финансовых затрат (со стороны работодателей), направленных на обеспечение эффективного функционирования системы;
  • несовершенство системы на начальных этапах ее использования;
  • необходимость оцифровки больших объемов информации с бумажных носителей;
  • вероятность сбоев системы вследствие несовершенства использующегося программного обеспечения (в т.ом числе из-за кибератак) или недостаточной квалификации ответственных сотрудников;
  • необходимость постоянного сетевого доступа для эффективного функционирования новой системы, ее зависимость от электроэнергии.

Во многом неэффективная и устаревшая система кадрового делопроизводства, основанная на трудовых книжках, давно требует реформирования. При этом в существующих социально-экономических условиях полный отказ от трудовых книжек малоэффективен, более того – практически невозможен.

Внедрение же электронных трудовых книжек вместо бумажных аналогов является одним из наиболее предпочтительных компромиссов.

Кроме очевидных преимуществ, данное преобразование впоследствии также может стать первым шагом к полному отказу от подобных документов, что, в свою очередь, сделает возможным реформирование систем кадрового делопроизводства и государственного пенсионного страхования по образцу наиболее развитых в этом отношении стран.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/elektronnaya.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Когда введут электронные трудовые книжки и как мы будем с ними жить?

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Рассказываем о преимуществах и недостатках новой системы учёта трудового стажа.

– Говорят, что скоро будут новые трудовые книжки — электронные. А чем старые не устраивают? Когда они появятся? И вообще, всё уже электронное стало: и карточки в поликлинике, и книжки вот теперь. Пенсию тоже электронную сделают?

Электронные трудовые книжки планируют ввести в России уже с начала 2020 года. Предполагается, что физического — бумажного — носителя как такового не будет вообще, а все данные о стаже человека, местах его работы и должностях, будут храниться исключительно в цифровом формате.

По теме

Можно ли оформить льготы, если нет официального дохода?

1238

Правда, для введения электронных трудовых книжек нужно внести порядка ста поправок в различные нормативные документы, законы и статьи Кодекса об административных правонарушениях и Трудового кодекса. На данный момент в Госдуму внесено три соответствующих законопроекта: «О внесении изменений в ТК РФ», «О внесении изменений в ФЗ “Об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования”» и «О внесении изменений в КоАП РФ». Первые два документа прошли первое чтение и сейчас находятся на стадии доработки, а вот последний пока ещё только на этапе предварительного рассмотрения.

Суть изменений следующая. Для тех, кто уже имеет стаж работы на данный момент, этот переход будет добровольным: как уточняют в Пенсионном фонде, перевести вашу трудовую книжку в электронный формат можно только с вашего согласия. В этом случае бумажный вариант работодатель должен будет отдать вам на руки, оставлять книжку в отделе кадров не нужно.

В то же время по вашему заявлению работодатель параллельно с электронной трудовой книжкой обязан будет вести и её классическую версию, которую вы можете сохранять столько, сколько посчитаете нужным. Такое заявление нужно будет написать до конца 2020 года.

Для тех же, кто в следующем году устроится на работу впервые, бумажные трудовые книжки заводить не будут вообще, все данные будут вноситься сразу же в электронный вариант.

Как говорится в пояснительных записках к законопроектам, все эти изменения вносятся с целью реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» в рамках нацпроекта «Цифровая экономика РФ».

Будет ли разница между бумажной и электронной трудовыми книжками?

Кроме непосредственно формата носителя никаких других серьёзных изменений не будет, практически все сведения, которые сейчас заносятся в стандартную трудовую книжку, сохранятся и в её электронном варианте:

  • место работы;
  • период работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания для прекращения трудового договора.

Единственным исключением стали сведения о благодарностях и награждениях, но, возможно, впоследствии и их будут вносить в электронные трудовые.

Какие есть преимущества и недостатки у цифровых трудовых книжек?

В целом переход на электронный документооборот довольно удобен.

По теме

Можно ли не платить за отопление по нормативу?

1364

Для цифровизации трудовых книжек индивидуальный лицевой счёт в ПФР будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Если вам нужно будет проверить или уточнить данные, вы сможете просто зайти в личный кабинет на сайте ПФР или Едином портале госуслуг, также планируется разработка специального приложения для смартфонов.

Если вам понадобится бумажная выписка из трудовой книжки, вы сможете запросить её у своего работодателя, в ПФР или МФЦ, причём даже если в этот момент вы находитесь в другом регионе — эта услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы. К тому же данные из трудовой вы можете просто отправить по электронной почте или сохранить на любой другой носитель.

Помимо удобного и быстрого доступа к данным, в Пенсионном фонде отмечают и другие плюсы нового формата, как, например, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удалённое оформление пенсий по данным лицевого счёта без предоставления дополнительных документов и использования данных о трудовом стаже для получения госуслуг. К преимуществам также относят и снижение количества ошибок и неточностей в сведениях: для электронных трудовых книжек разрабатывается специальная форма с возможностью внесения стандартных записей («уволен по собственному желанию» и т.п.), что позволит свести к минимуму человеческий фактор.

Ещё одним несомненным преимуществом является то, что электронную трудовую книжку потерять невозможно. Так, в случае утери её бумажного варианта вам придётся либо восстановить все данные, что зачастую бывает крайне сложно сделать (предприятие уже не существует, данные не сохранились или вы не смогли их найти и т.д.), либо потерять часть пенсии из-за отсутствия подтверждённого стажа.

Однако у многих граждан есть опасения по поводу сохранности данных. К примеру, некоторые задаются вопросом, каким образом будет обеспечиваться безопасность базы, чтобы никто не смог умышленно или ненароком удалить «ненужные» сведения или добавить «нужные».

Есть также и вопросы и к квалификации некоторых кадровиков и цифровизации отдалённых населённых пунктов:

– Ладно крупные города, но есть же ещё и деревни, где за компьютером сидит «тётя Клава», которая с трудом может использовать компьютер в качестве печатной машинки и не больше. Нажмёт не на ту кнопочку — и нет твоей записи, потом ничем не докажешь, что ты работал в этой деревне лет эдак 5-6. А есть ещё тайга, тундра, где телевизора и компьютера-то нет, сотовая связь не действует, но люди там живут и работают. Какие там электронные трудовые? — пишут люди на форумах.

Какие изменения произойдут для работодателей?

С января 2020 года работодатели должны будут ежемесячно (не позднее 15 числа) передавать в ПФР все сведения об изменениях в трудовой деятельности своих сотрудников: о приёме на работу, увольнениях, переводах и т.п. С 2021 же года эти данные должны будут передаваться не позднее одного рабочего дня после кадровых перестановок.

Передаваться эти сведения будут также, как и любая другая отчётность для Пенсионного фонда, то есть покупки и установки каких-либо специальных программ эти изменения не предполагают.

Также авторы законопроектов утверждают, что в случае отсутствия технических возможностей направлять все сведения в ПФР можно будет и с помощью электронного сервиса, который будет предоставляться Фондом на безвозмездной основе.

Кроме того, пока можно будет передавать информацию и в бумажном виде, но только если количество сотрудников в вашей компании не превышает 25 человек. Если же работников больше — то только в цифровом формате, причём подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

За неоднократное (два раз за год или более) нарушение сроков предоставления сведений работодателю (или должностному лицу) будет выноситься предупреждение. Эту информацию ПФР будет направлять в Роструд. Правда, пока остаётся непонятным, какое наказание будет назначаться за внесение недостоверных сведений или удаление данных.

Коротко о главном:

1. Электронные трудовые книжки собираются ввести с 2020 года. Для тех, у кого уже есть трудовой стаж, этот переход будет добровольным, также можно параллельно с цифровым вариантом сохранить и бумажный.

2. Для тех, кто в 2020 году устроится на работу впервые, будут сразу заводить электронные трудовые книжки.

3. В электронные трудовые книжки будут заносить те же данные, что и в бумажные.

4.С введением электронных книжек работодатели должны будут передавать все сведения о кадровых изменениях в ПФР. За неоднократные нарушения сроков передачи информации должностным лицам будет выноситься предупреждение.

Если у вас есть вопросы, на которые вы не можете найти ответ, задайте их нам, и мы постараемся на них ответить.

marimedia.ru

Источник: https://kirov-portal.ru/news/vopros-otvet/kogda-vvedut-ehlektronnye-trudovye-knizhki-i-kak-my-budem-s-nimi-zhit-25302/

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Рекомендуем новые материалы в Контур.Школе:

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда.

А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.

Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Что лучше электронная трудовая книжка или бумажная?

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Принятые дополнения 2020 года к Трудовому кодексу России изменили порядок ведения трудовых записей сотрудников во всех организациях.

Если ранее кадровые мероприятия фиксировались исключительно на бумажных носителях, то теперь все данные о штатных перестановках отправляются в ПФР в цифровом виде.

Однако, за работниками оставили право самостоятельно выбрать, что для них лучше электронная трудовая книжка или бумажная. И в зависимости от принятого решения оставить классический вариант или перейти на обновленный формат.

Обязательно ли переходить на электронные трудовые?

Итак, суть нововведений по порядку ведения кадрового учета заключается в том, что теперь официально приобретает приоритетный статус ведение записей о трудовой деятельности персонала в электронном формате. А вот, бумажные книжки уходят на вторичный план.

В свою очередь, работодатели со своей стороны не имеют вариативности и должны сдавать электронную отчетность по форме СЗВ-ТД касаемо всех проводимых в компании кадровых мероприятий. Передача таких цифровых данных в Пенсионный фонд замещает ведение записей в бумажных трудовых.

Однако, сами сотрудники не обязаны отказываться от привычных для них книжек. Они могут, как и прежде, использовать старый вариант при трудоустройстве, смене должности, а также увольнении с работы. Но тогда записи на бумаге, в любом случае, будут дублироваться электронно. Так как работодателям предстоит вести обе книжки при сохранении в документообороте бумажного носителя.

Таким образом, работники не выбирают между трудовой книжкой в бумажном или электронном виде. А лишь решают, оставить ли первую в качестве дубликата с сохранением значимости официального документа, либо изъять ее из оборота.

Иллюзия выбора: электронная трудовая книжка или бумажная

Несомненно, для многих людей сходу сложно определиться с выбором, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная. При этом даже не всегда помогают отзывы на форумах тех, кто уже принял решение.

Прежде чем окончательно склониться в сторону той или другой, стоит понимать в чем, собственно, между ними отличие.

Если с версией на бумаге все уже давно знакомы, и каких-либо вопросов по ней не возникает, то плюсы и минусы электронной трудовой книжки не столь очевидны.

Во-первых, каждый работник должен отчетливо представлять, что его трудовая деятельность с 2020 года будет фиксироваться электронно в любом случае.

Первая запись поступает в ПФР при первом кадровом перемещении конкретного человека или при подаче им заявления о выборе способа ведения его стажа. И оказаться от этого события никак нельзя.

Поскольку, это обязательство легло на всех работодателей и законодательно утверждено.

Во-вторых, для взвешивания всех «ЗА» и «ПРОТИВ» отводится целый календарный год, в течение которого граждане могут все хорошо обдумать и письменный итог передать своему работодателю. При этом никто не запрещает оставить бумажную трудовую, а позже, например, через год перейти на электронную. С учетом того, что она и так будет параллельно вестись.

В-третьих, технических прогресс неминуем. Если взят курс на постепенное упразднение физических носителей для многих документов (СНИЛС, больничные листы), то рано или поздно это произойдет в полной мере. Поэтому сохранность бумажных книжек является отсрочкой неизбежного. Лишь для того, чтобы переход к новой системе был менее резок и ощутим для граждан с консервативными взглядами.

Какая лучше, электронная трудовая книжка или бумажная?

Некоторым людям намного спокойнее физически ощущать в рукахсвои документы, видеть их и знать, что они в порядке. Не исключение и трудоваякнижка. Такое восприятие выработалось годами, а подкрепляется низким доверием кгосударственным учреждениям и посторонним лицам. Тем более, когда дело касаетсяличных сведений.

Однако, задумаемся на минуту, кто и что теряет с отсутствием бумажного документа? Да, «достать из широких штанин» на новой работе книжку с «красивой» зеленой или серой обложкой в виде «бесценного груза» уже не получится. Но и таскать ее всюду, следить за сохранностью, ждать выдачи при увольнении тоже не придется. Без физического носителя исчезают и все присущие ему недостатки.

Конечно, для уточнения рабочих сведений немного проще пролистать несколько страниц, если бумажная трудовая на руках. Но и запросить выписку о трудовой деятельности из ПФР за нужный период не составит труда.

Ее можно взять как самостоятельно, так и через своего работодателя. При этом документ можно получить как в электронном виде, подписанный ЭЦП, так и распечатанный на листке бумаги.

Что, в свою очередь, имеет сходство с классической книжкой.

по теме: Электронная трудовая книжка или бумажная?

Стоит учитывать и человеческий фактор. Ведь на бумаге допустить ошибку несложно, и гораздо сложнее ее исправить. Ошибки не исключены и в цифровом виде. Однако, они могут быть легко устранены без следов прежних неточностей.

А что насчет работодателей? Ведь, с введением электронных трудовых увеличилась и нагрузка. Добавилась новая отчетность и строгое соблюдение сроков ее сдачи. Что есть, то есть. Тем не менее, при выборе сотрудниками ведение записей по ним и в бумажном виде работы прибавится вдвое. Поскольку, будут одновременно вестись обе книжки.

Существует же риск технических сбоев и потери данных, как это бывает с некоторыми информационными системами. И это верно.

Только насколько велика вероятность этого с базой данных государственного уровня, резервированием информации, современным уровнем безопасности и обслуживанием квалифицированными специалистами? Очевидно, что минимальная.

Намного ближе к истине порча физического документа домашними питомцами, детьми, чашкой кофе или банальная утеря.

Как перейти на электронную книжку или оставить прежнюю?

Конечно, не все граждане следят за актуальными новостями, а также отслеживают изменения трудового законодательства. Как следствие, многие сотрудники могут быть даже не в курсе новшеств.

Тем более не знать, что от них требуется в связи с ними. Поэтому ответственные лица в организациях должны уведомить работников о электронной трудовой книжке, изменениях в ТК, а также необходимых последующих действиях от персонала.

Для этого им отводится первое полугодие 2020 года.

Получив такой документ на руки, человек ставится в известность о том, что от него требуется подача письменного заявления о переходе на электронную трудовую книжку или сохранение прежней. Которое, в свою очередь, должно быть передано кадровикам (бухгалтерам) до окончания 2020 года.

Таким образом, сценарии последующих ведений трудовых записейпо работнику могут быть следующие:

  • Если гражданин впервые трудоустраивается, то бумажную книжку ему уже не выдадут. Все записи по нему будут вестись только электронно;
  • При желании сохранить прежний носитель, это отражается в заявлении. Тогда одновременно ведутся оба варианта. И, если мнение гражданина поменяется, то отказаться от ведения трудовых записей на бумаге он может в любое время.
  • Если сотрудник в отведенные сроки предоставляет заявление о переходе, то в дальнейшем кадровые изменения по нему фиксируются только в цифровом виде. А вот, старая книжка возвращается на руки и более не может быть использована;
  • Если по какой-то причине работник не написал заявление, то сохраняются также оба варианта книжки.

Заключение

Итак, задаваясь вопросом, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная, мнения разных людей могут отличаться. Не доверяющие современным технологиям и привыкшие делать «как раньше» однозначно оставят все как есть. И это нельзя назвать неверным решением.

Вопрос только в том, насколько долго бумажным трудовым еще позволят оставаться в действии? С другой стороны, многое указывает в пользу электронных книжек, их перспективу и удобство. К тому же, на каждого сотрудника они уже будут заведены по умолчанию.

Единственное, что потребуется гражданам, это привыкнуть к новому формату и работе с ним.

Источник: https://mytopfinance.ru/elektronnaya-trudovaya-knizhka-ili-bumazhnaya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.